社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展而逐漸變的規(guī)范化,尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展,給社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理帶來(lái)了變革,使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公。工作人員通過(guò)計(jì)算機(jī)將企業(yè)員工的檔案信息、基本情況、工作經(jīng)歷、成長(zhǎng)經(jīng)歷等一一記載。信息化是社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)在要求,實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化是必須的途徑。隨著辦公自動(dòng)化、信息化應(yīng)用技術(shù)的發(fā)展普及，我們的保險(xiǎn)檔案管理工作在計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、檔案管理軟件、管理數(shù)據(jù)庫(kù)等應(yīng)用技術(shù)方面均取得了長(zhǎng)足發(fā)展。

（1）保險(xiǎn)檔案的整理、立卷應(yīng)以保證各種文件、單證的系統(tǒng)、完整、真實(shí)和保持歷史聯(lián)系為原則。

卷根據(jù)案情性質(zhì)，案情繁簡(jiǎn)程度和文件的多寡，可一案一卷或一案數(shù)卷。案卷厚度一般不過(guò)二厘米。

（2）承保單證、賠案等均由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人立卷，按期歸檔。

（3）不同年度的文件一般不得放在一起立卷。當(dāng)年結(jié)案的賠(給)付案卷歸入所屬的業(yè)務(wù)年度，跨年度的賠案歸入結(jié)案時(shí)業(yè)務(wù)年度。

（4）保險(xiǎn)檔案的卷內(nèi)排列順序

承保單證按照承保工作程序依次排列; 賠案(給)付案卷內(nèi)的排列原則是：有批復(fù)的案件，批復(fù)放在卷首; 非訴訟案件的結(jié)論、決定等放在卷首;訴訟案件判決性材料放在卷首。卷內(nèi)其它文件的排列順序按照理賠工作程序依次排列。

（5）各類(lèi)賠(給)付案卷要認(rèn)真填寫(xiě)卷內(nèi)目錄和備考表。并逐頁(yè)編寫(xiě)文件所在頁(yè)號(hào)，卷內(nèi)目錄應(yīng)填寫(xiě)齊全，字跡工整。

（6）卷內(nèi)目錄的填寫(xiě)：

①順序號(hào)：按卷內(nèi)實(shí)有文件、單證的排列順序填寫(xiě);

②文號(hào)：按卷內(nèi)文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)填寫(xiě);

③責(zé)任者：按卷內(nèi)材料形成單位的名稱填寫(xiě);有的材料如有幾個(gè)“責(zé)任者”可只填寫(xiě)一個(gè)主要單位;

④標(biāo)題：按卷內(nèi)文件材料的標(biāo)題填寫(xiě);

⑤日期：按卷內(nèi)文件材料的形成時(shí)間填寫(xiě);

⑥文件所在頁(yè)號(hào)：按卷內(nèi)文件材料所在頁(yè)號(hào)填寫(xiě)。若干張單據(jù)粘貼在一張粘貼單上時(shí)，每張粘貼單按一頁(yè)編號(hào);但粘貼單中附貼幾張單據(jù)，應(yīng)在目錄“備注”欄內(nèi)注明。

⑦備考：填寫(xiě)卷內(nèi)文件需說(shuō)明的事項(xiàng)。

（7）案卷裝訂 案卷原則上采用三孔一線的方法裝訂。永久、長(zhǎng)期賠案卷內(nèi)需要附貼的單證、照片等應(yīng)粘貼在統(tǒng)一規(guī)格的附紙上，案卷所附單證尺寸大的應(yīng)折疊整齊。在裝訂線外有文件內(nèi)容時(shí)。要加寬邊。裝訂前要去除金屬物，使案卷保持結(jié)實(shí)、整齊、方便利用。

（8）業(yè)務(wù)賠案卷皮的外形尺寸，按照國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的《文書(shū)檔案案卷格式》中所訂標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。卷皮可使用軟卷皮，也可使用硬卷皮使用軟卷皮必須裝盒。

      單證的卷皮封面應(yīng)寫(xiě)明下列項(xiàng)目：全宗名稱、機(jī)構(gòu)名稱、案卷標(biāo)題、類(lèi)別、險(xiǎn)種、年度、保單起止號(hào)、保管期限、檔號(hào)。

      卷封面應(yīng)寫(xiě)明下列項(xiàng)目：全宗名稱、機(jī)構(gòu)名稱、案卷標(biāo)題、類(lèi)別、險(xiǎn)種、出險(xiǎn)時(shí)間、結(jié)案時(shí)間、保管期限、歸檔號(hào)、檔號(hào)。

（9）保險(xiǎn)賠案的分類(lèi)采用年度——機(jī)構(gòu)(險(xiǎn)種)。

（10）保險(xiǎn)檔案的利用工作既要積極主動(dòng)，又必須堅(jiān)持一定的制度和手續(xù)。調(diào)閱保險(xiǎn)檔案要填寫(xiě)調(diào)閱登記簿和利用檔案效果登記簿。

（11）根據(jù)《中國(guó)人民保險(xiǎn)公司檔案保管期限表》的規(guī)定，確定保險(xiǎn)檔案的保存期限。超過(guò)保存期限時(shí)，應(yīng)由檔案部門(mén)會(huì)同主管業(yè)務(wù)部門(mén)共同進(jìn)行再次鑒定。確屬失去保存價(jià)值的保險(xiǎn)檔案要登記造冊(cè)，填具保險(xiǎn)檔案銷(xiāo)毀清單，經(jīng)檔案部門(mén)和業(yè)務(wù)主管部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)審核并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。